Die Suche nach qualifizierten Talenten ist weiterhin eine der größten Herausforderungen für Unternehmen. Während bewährte Recruiting-Methoden wie Jobbörsen, Active Sourcing oder Social-Media-Recruiting nach wie entscheidend für erfolgreiches Hiring sind, setzen immer mehr Unternehmen auf eine zusätzliche effiziente Methode: Referral Programme. Aber was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff, wie funktionieren Empfehlungsprogramme und welche Vorteile bieten sie für die Personalgewinnung?

Was sind Referral Programme?

Referral Programme, auch bekannt als Mitarbeiter:innen-Empfehlungsprogramme, sind strukturierte Programme, die bestehende Mitarbeiter:innen dazu ermutigen, qualifizierte Kandidat:innen aus ihrem eigenen Netzwerk für offene Stellen im Unternehmen zu empfehlen. Im Gegenzug erhalten die Mitarbeiter:innen, deren Empfehlungen zu einer erfolgreichen Einstellung führen, eine Belohnung. Diese Belohnung kann in Form von Geldprämien, zusätzlichen Urlaubstagen, Sachgeschenken oder auch besonderen Anreizen wie Weiterbildungen oder Teamevents erfolgen.

Referral Programme basieren auf dem Grundgedanken, dass Mitarbeiter:innen bereits gut über das Unternehmen und seine Kultur informiert sind und deshalb besonders passende Kandidat:innen empfehlen können. Zudem ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass empfohlene Kandidat:innen besser zum Unternehmen passen, da die Empfehlungen oft auf persönlicher Bekanntschaft oder beruflichen Erfahrungen beruhen.

Wie funktionieren Referral Programme?

Referral Programme sind in der Regel einfach zu implementieren und können je nach Unternehmensgröße und -struktur unterschiedlich ausgestaltet sein. Grundsätzlich folgen die Mitarbeiter:innenempfehlungsprogramme aber immer dem gleichen Prozess:

Kommunikation des Programms: Zunächst müssen die bestehenden Mitarbeiter:innen über das Programm und seine Rahmenbedingungen informiert werden. Dies umfasst eine Erklärung, welche Stellen empfohlen werden können, welche Belohnungen für erfolgreiche Empfehlungen angeboten werden und wie der Empfehlungsprozess funktioniert.
Empfehlung von Kandidat:innen: Mitarbeiter:innen können geeignete Kandidat:innen aus ihrem Netzwerk empfehlen, indem sie entweder den Lebenslauf des Kandidat:innen einreichen oder den Kontakt herstellen. Viele Unternehmen bieten hierfür einfache digitale Tools oder Online-Formulare an, um den Prozess zu erleichtern.
Bewerbungsprozess: Empfohlene Kandidat:innen durchlaufen in der Regel den regulären Bewerbungsprozess. Dabei kann es vorkommen, dass sie aufgrund der Empfehlung bevorzugt behandelt oder in einer separaten Bewerber:innengruppe berücksichtigt werden.
Belohnung bei erfolgreicher Einstellung: Wenn ein/e empfohlene/r Kandidat:in eingestellt wird und eine bestimmte Probezeit erfolgreich absolviert hat, erhält der oder die empfehlende Mitarbeiter:in die zuvor festgelegte Belohnung. Diese Belohnung kann je nach Position und Unternehmen variieren und sollte attraktiv genug sein, um die Motivation der Mitarbeiter:innen zu steigern.

Warum sind Referral Programme so erfolgreich?

Referral Programme erfreuen sich in der Personalgewinnung zunehmender Beliebtheit, da sie zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen Recruiting-Methoden bieten:

Höhere Qualität der Bewerber:innen
Mitarbeiter:innenempfehlungen führen häufig zu qualitativ besseren Bewerbenden. Da Mitarbeiter:innen die Unternehmenskultur und die Anforderungen der Position genau kennen, empfehlen sie in der Regel nur Kandidat:innen, die gut ins Team passen und über die geforderten Qualifikationen verfügen. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass empfohlene Kandidat:innen langfristig im Unternehmen bleiben und produktiv arbeiten.

Geringere Einstellungskosten
Im Vergleich zu externen Recruiting-Dienstleistern oder aufwendigen Anzeigenkampagnen sind Referral Programme kosteneffizient. Zwar müssen Unternehmen Belohnungen für erfolgreiche Empfehlungen zahlen, diese liegen jedoch oft unter den Kosten externer Headhunter oder Stellenanzeigen.

Schnellere Besetzung offener Positionen
Referral Programme verkürzen häufig die Zeit, die für die Besetzung offener Stellen benötigt wird. Da die empfohlenen Kandidat:innen in der Regel schon ein gewisses Vertrauen genießen, durchlaufen sie den Auswahlprozess schneller und effizienter.

Stärkung der Unternehmenskultur
Mitarbeiter:innen, die durch Empfehlungen in das Unternehmen kommen, sind oft zufriedener und besser integriert, da sie bereits ein persönliches Netzwerk im Unternehmen haben. Zudem stärkt das Programm das Gemeinschaftsgefühl, da Mitarbeiter:innen aktiv in den Recruiting-Prozess eingebunden werden.

Höhere Mitarbeiter:innenbindung
Ein erfolgreiches Referral Programm fördert die Mitarbeiter:innenbindung, da es zeigt, dass das Unternehmen den Empfehlungen und dem Urteilsvermögen seiner Angestellten vertraut. Mitarbeiter:innen fühlen sich wertgeschätzt und sind motivierter, passende Kandidat:innen für das Team zu finden.

Best Practices für erfolgreiche Referral Programme

Damit Referral Programme erfolgreich sind, gibt es einige Best Practices zu berücksichtigen:

Attraktive Belohnungen anbieten Die Belohnungen für erfolgreiche Empfehlungen sollten attraktiv sein und im Verhältnis zur Position und deren Anforderungen stehen. Während für eine Junior-Position eine kleinere Geldprämie oder ein besonderes Firmenevent angemessen ist, sollten für Senior-Positionen größere Anreize wie Bonuszahlungen, Sonderurlaub oder Weiterbildungen angeboten werden.
Den Prozess einfach und transparent gestalten Mitarbeiter:innen sollten genau wissen, wie sie Empfehlungen einreichen können, was von ihnen erwartet wird und wann sie mit einer Belohnung rechnen können. Ein unkomplizierter und transparenter Prozess ist entscheidend, um die Teilnahme am Programm zu fördern.
Regelmäßige Kommunikation Das Referral Programm sollte regelmäßig intern kommuniziert und beworben werden. Dies kann durch interne Newsletter, Poster, Meetings oder spezielle Veranstaltungen geschehen. Mitarbeiter:innen sollten daran erinnert werden, dass das Programm existiert, und ermutigt werden, es aktiv zu nutzen.
Schnelle Rückmeldungen geben Wenn ein/e Mitarbeiter:in eine Empfehlung abgibt, sollte er oder sie zeitnah Rückmeldung zum Status der Bewerbung erhalten. Transparente Kommunikation sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter:innen ernst genommen fühlen und ihre Motivation erhalten bleibt.
Kultur und Werte berücksichtigen Das Empfehlungsprogramm sollte in die Unternehmenskultur integriert sein. Mitarbeiter:innen sollten nicht das Gefühl haben, dass es nur um das Füllen von Positionen geht, sondern darum, das Team mit qualifizierten und passenden Talenten zu bereichern. Es ist wichtig, dass die Werte und die Kultur des Unternehmens auch in den Kriterien für die Empfehlungen widergespiegelt werden.

Herausforderungen bei Referral Programmen und wie man sie löst

Obwohl Referral Programme viele Vorteile bieten, gibt es auch einige Herausforderungen, die Unternehmen rechnen müssen:

Bias: Empfehlungen können dazu führen, dass sich ein Unternehmen in einer „Bubble“ bewegt, in der neue Mitarbeiter:innen denselben Hintergrund oder ähnliche Denkweisen wie die bestehenden Mitarbeiter:innen haben. Die Förderung von Diversität und Inklusion ist deshalb zu beachten.
Missbrauch des Systems: Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter:innen Empfehlungen aussprechen, um eine Belohnung zu erhalten, ohne die Eignung des Kandidat:innen zu berücksichtigen. Hier sollten klare Regeln definiert werden, um Missbrauch zu verhindern. Beispielsweise könnten Belohnungen erst nach erfolgreichem Abschluss der Probezeit ausgezahlt werden.
Überkommunikation vermeiden : Während regelmäßige Kommunikation wichtig ist, sollten Unternehmen darauf achten, dass das Programm nicht zu aufdringlich beworben wird. Mitarbeiter:innen könnten sich sonst unter Druck gesetzt fühlen, Empfehlungen abzugeben, was die Qualität der Bewerbungen beeinträchtigen könnte.

Fazit

Referral Programme sind eine äußerst effektive Methode, um qualifizierte und motivierte Mitarbeiter:innen zu gewinnen. Sie fördern nicht nur die Mitarbeiter:innenbindung und -motivation, sondern auch die Kultur des Unternehmens, indem sie die Belegschaft aktiv in den Rekrutierungsprozess einbinden. Mit einer klaren Struktur, attraktiven Belohnungen und einer transparenten Kommunikation können Unternehmen Referral Programme erfolgreich implementieren und langfristig von den Vorteilen profitieren.

Sie verfügen noch nicht über ein Referral Programm oder denken, dass das bestehende Programm optimiert werden kann? Wir unterstützen gern!

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