Der Fachkräftemangel wird immer spürbarer – trotzdem ist das Recruiting vieler Unternehmen häufig sehr reaktiv. Mit aktiven Talent Pools können Organisationen dem Fachkräftemangel effizient entgegenwirken und dabei ihre Cost per Hire und Time to Hire um bis zu 80% reduzieren.

Die Frage, wie sich die richtigen Mitarbeitenden gewinnen und langfristig binden lassen, wird mehr und mehr unternehmenskritisch. Bei ihrer Suche nach Personal gehen viele Unternehmen trotzdem immer die gleichen Wege des aktiven und passiven Sourcings. Das ist nicht falsch – vernachlässigt aber oftmals weitere Kanäle, die auf dem heutigen Arbeitsmarkt entscheidend sein können. In unserer Arbeit als Personalberatung sehen wir nämlich jeden Tag, dass neue Wege im Recruiting notwendig sind, um im Wettbewerb um die besten Köpfe bestehen zu können. Viele moderne Organisation greifen deshalb auf sogenannte Talent Pools zu, um ihre Vakanzen schneller und effizienter besetzen zu können. Worum es dabei geht und unter welchen Voraussetzungen ein Talent Pool funktionieren kann, beleuchten wir in diesem Artikel.

Was ist ein Talent Pool?

Talent Pools sind Datenbanken, in denen die Kontakte von vielversprechenden Kandidat:innen gesammelt und gespeichert werden. Besteht Personalbedarf, kann auf diese bereits vorselektierten und gescreenten Personen zugegriffen werden – das spart Zeit, Geld und Kapazitäten. Dabei werden zwei verschiede Arten von Pools unterschieden: externe und interne Talent Pools. Während in externen Pools Kandidat:innen bevorratet werden, mit denen das Unternehmen im Rahmen von Jobinterviews in Kontakt stand, werden in internen Pools die eigenen Mitarbeitenden gelistet. Diese beiden Pool-Arten müssen getrennt voneinander betrachtet werden, da insbesondere der interne Pool diverse weitere Themengebiete wie Personalentwicklung, etc. betrifft. Für viele Organisationen sind deshalb vor allem die externen Pools relevant und gelten als wertvolles Instrument für langfristige Wettbewerbsfähigkeit und gesundes Wachstum.

Welche Vorteile bieten Talent Pools?

Schnellere Stellenbesetzung: Da sich im Talent Pool bereits qualifizierte Kandidat:innen befinden, können offene Stellen schneller besetzet werden. Das reduziert die Time-to-Hire erheblich und minimiert Kosten aufgrund von unbesetzten Positionen.

Kosteneffizienz: Mit Talent Pools können Recruiting-Kosten gesenkt werden, da weniger Ressourcen in die Suche, Ansprache und das Screening von Kandidat:innen investiert werden müssen.

Qualitativ hochwertige Bewerbende: Die Personen im Talent Pool haben bereits Interesse an Ihrer Organisation gezeigt und wurden als qualifiziert eingestuft. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, passende und wechselwillige Kandidat:innen zu finden.

Reduzierte Fluktuationsrate: Kandidat:innen, die über einen längeren Zeitraum eine positive Beziehung zu Ihrer Organisation entwickelt haben, sind eher geneigt, längerfristig bei Ihnen zu bleiben. Das reduziert die Fluktuationsrate und spart Kosten für die erneute Rekrutierung und Einarbeitung.

Flexibilität und Agilität: Talent Pools ermöglichen eine schnelle Reaktion auf Veränderungen im Markt oder in den eigenen Personalanforderungen. Kandidat:innen mit den benötigten Fähigkeiten können je nach Bedarf aus dem Pool gezogen werden, wenn sich neue Chancen oder Herausforderungen ergeben.

Stärkung der Arbeitgebermarke: Die Aufnahme von Kandidat:innen in den Talent Pool sowie eine persönliche Beziehungspflege stärken die Arbeitgebermarke und zahlen positiv auf das Employer Branding ein.

Ressourcenoptimierung: Talent Pools ermöglichen es, Ressourcen gezielt auf vielversprechende Kandidat:innen zu konzentrieren, anstatt mit breit angelegten Rekrutierungsaktivitäten Streuverluste zu riskieren.

Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die Talent Pools effektiv nutzen, haben einen klaren Wettbewerbsvorteil, da sie in der Lage sind, schneller auf Personalbedarfe zu reagieren und hochqualifizierte Talente in Reserve zu haben.

Braucht jede Organisation einen Talent Pool?

Grundsätzlich sind Talent Pools sowohl für große als auch kleine Unternehmen interessant. Während große Unternehmen besonders von einer Reduzierung ihrer Cost per Hire und Time to Hire profitieren, können kleine Unternehmen langfristiges Employer Branding betreiben und nachhaltig auf dem Radar von Bewerber:innen bleiben.

Faktoren wie wiederkehrende oder planbare Vakanzen (z.B. saisonales Geschäft), ein hohes Recruiting-Volumen oder ein kleines Recruiting-Budget sprechen für die Eignung eines Talent Pools. Einmalige Recruiting-Spitzen oder ein enorm hohes passives Bewerbungsaufkommen sprechen eher gegen einen Bedarf.

Aufbau und Pflege: was muss beachtet werden?

Definition von Talent und Positionen: Bevor es an den Aufbau von Talent Pools geht, muss geklärt werden, was Talent für die jeweilige Organisation bedeutet. Stehen Potenziale oder bereits erworbene Skills im Fokus? Und für welche Positionen sollen die Talente bevorratet werden? Unser Tipp aus der Praxis: es empfiehlt sich, mit ein bis drei regemäßig wiederkehrenden Positionen zu starten, um funktionierende Workflows zu etablieren und „Karteileichen“ vorzubeugen, bevor die Pools vergrößert werden.

Einbindung der relevanten Stakeholder: Um sicherzustellen, dass ein Talent Pool regelmäßig mit passenden Kandidat:innen bevorratet und gepflegt wird, sind definierte Prozesse ein absolutes Muss. Welche Kriterien gelten für die Aufnahme in den Pool? Wer entscheidet, ob diese Kriterien erfüllt sind? Und wer stellt sicher, dass der Kontakt zu den Pool-Kandidat:innen gepflegt wird? Diese und weitere Fragen müssen im Vorhinein beantwortet werden, damit ein Talent Pool echte Vorteile bieten kann.

Langfristige Beziehungspflege: Talent Pools sind keine kurzfristige Lösung. Es geht darum, langfristige Beziehungen zu den Kandidat:innen aufzubauen und über einen längeren Zeitraum zu pflegen. Durch regelmäßige Kontakte und gezielte Informationen können Sie Vertrauen aufbauen und das Interesse der Talente an Ihrem Unternehmen aufrechterhalten. Als Faustformel gilt hier: einmal im Quartal sollte der Kontakt mindestens stattfinden – sonst verlieren sie sich „aus den Augen“.

Agile Anpassung: Der Arbeitsmarkt und die Anforderungen an Mitarbeitende ändern sich ständig. Daher ist es wichtig, den Talent Pool agil anzupassen und auf neue Anforderungen und Trends zu reagieren. Dies ermöglicht es Ihrem Unternehmen, flexibel auf Herausforderungen zu reagieren und immer die besten Talente anzusprechen. Ein Beispiel: öffnen Sie Ihre Pools unbedingt für Remote Work, um sich nicht auf lokale Talents zu beschränken.

Der Aufbau effizienter Talent Pools ist komplex und bedarf einer ausgiebigen Analyse- und Definitionsphase. Außerdem erfordert die Pflege des Pools und der Beziehung zu Kandidat:innen definierte Verantwortlichkeiten. Ein externer Blick kann helfen, Optimierungspotenziale zu identifizieren und Best Practice Prozesse zu etablieren. So werden eigene „Blind Spots“ nicht übersehen und mögliche Fallstricke im Aufbau umgangen.

Basierend auf unserer Erfahrung aus 10 Jahren Recruiting in unterschiedlichen Organisationen haben wir ein 5-Stufiges Modell zum individuellen Aufbau von Talent Pools entwickelt. Im Rahmen von fünf Modulen werden alle relevanten Fragestellungen im Hinblick auf Ausrichtung, Effizienz und Umsetzbarkeit beleuchtet und der Talent Pool als praxisgeprüftes Recruiting-Tool installiert.

Sie möchten wissen, wie ein Talent Pool in Ihrer Organisation aussehen könnte? Dann vereinbaren Sie gern eine kostenlose Beratung.

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unseren monatlichen Recruiting Insights:

Kostenfrei anmelden